Excel2003实用基础教程及技巧大全（二）

第4节：函数和公式编辑技巧

2.4.1巧用IF函数清除Excel工作表中的0

有时引用的单元格区域内没有数据，Excel仍然会计算出一个结果“0”，这样使得报表非常不美观，看起来也很别扭。怎样才能去掉这些无意义的“0”呢？利用IF函数可以有效地解决这个问题。

IF函数是使用比较广泛的一个函数，它可以对数值的公式进行条件检测，对真假值进行判断，根据逻辑测试的真假返回不同的结果。它的表达式为:IF(logical_test,_if_true,_if_false)，logical_test表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式。例如A1>=100就是一个逻辑表达式，如果A1单元格中的值大于等于100时，表达式结果即为TRUE，否则结果为FALSE;_if_true表示当logical_test为真时返回的值，也可是公式;_if_false表示当logical_test为假时返回的值或其他公式。所以形如公式“＝IF(SUM(B1:C1)，SUM(B1:C1),“”)”所表示的含义为:如果单元格B1到C1内有数值，且求和为真时，区域B1到C1中的数值将被进行求和运算。反之，单元格B1到C1内没有任何数值，求和为假，那么存放计算结果的单元格显示为一个空白单元格。

2.4.2批量求和

对数字求和是经常遇到的操作，除传统的输入求和公式并复制外，对于连续区域求和可以采取如下方法:假定求和的连续区域为m×n的矩阵型，并且此区域的右边一列和下面一行为空白，用鼠标将此区域选中并包含其右边一列或下面一行，也可以两者同时选中，单击“常用”工具条上的“Σ”图标，则在选中区域的右边一列或下面一行自动生成求和公式，并且系统能自动识别选中区域中的非数值型单元格，求和公式不会产生错误。

2.4.3对相邻单元格的数据求和

如果要将单元格B2至B5的数据之和填入单元格B6中，操作如下:先选定单元格B6，输入“=”，再双击常用工具栏中的求和符号“∑”;接着用鼠标单击单元格B2并一直拖曳至B5，选中整个B2～B5区域，这时在编辑栏和B6中可以看到公“=sum(B2:B5)”，单击编辑栏中的“√”（或按Enter键）确认，公式即建立完毕。此时如果在B2到B5的单元格中任意输入数据，它们的和立刻就会显示在单元格B6中。

同样的，如果要将单元格B2至D2的数据之和填入单元格E2中，也是采用类似的操作，但横向操作时要注意:对建立公式的单元格(该例中的E2)一定要在“单元格格式”对话框中的“水平对齐”中选择“常规”方式,这样在单元格内显示的公式不会影响到旁边的单元格。

如果还要将C2至C5、D2至D5、E2至E5的数据之和分别填入C6、D6和E6中，则可以采取简捷的方法将公式复制到C6、D6和E6中:先选取已建立了公式的单元格B6，单击常用工具栏中的“复制”图标，再选中C6到E6这一区域，单击“粘贴”图标即可将B6中已建立的公式相对复制到C6、D6和E6中。

2.4.4对不相邻单元格的数据求和

假如要将单元格B2、C5和D4中的数据之和填入E6中，操作如下:

先选定单元格E6，输入“=”，双击常用工具栏中的求和符号“∑”;接着单击单元格B2，键入“，”，单击C5，键入“，”，单击D4，这时在编辑栏和E6中可以看到公式“=sum（B2，C5，D4）”，确认后公式即建立完毕。

2.4.5利用公式来设置加权平均

加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要理解加权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。在Excel中可设置公式解决（其实就是一个除法算式），分母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量值的加权平均值。

2.4.6自动求和

在老一些的Excel版本中，自动求和特性虽然使用方便，但功能有限。在Excel2002中，自动求和按钮被链接到一个更长的公式列表，这些公式都可以添加到你的工作表中。借助这个功能更强大的自动求和函数，你可以快速计算所选中单元格的平均值，在一组值中查找最小值或最大值以及更多。使用方法是:单击列号下边要计算的单元格，或者单击行号右边要计算的单元格，单击常用工具栏上自动求和按钮右边的箭头，并单击要用的公式，然后按Enter。

2.4.7用记事本编辑公式

在工作表中编辑公式时，需要不断查看行列的坐标，当编辑的公式很长时，编辑栏所占据的屏幕面积越来越大，正好将列坐标遮挡，想看而看不见,非常不便！能否用其它方法来编辑公式呢？

打开记事本，在里面编辑公式，屏幕位置、字体大小不受限制，还有滚动条,其结果又是纯文本格式，可以在编辑后直接粘贴到对应的单元格中而勿需转换，既方便，又避免了以上不足。

2.4.8防止编辑栏显示公式

有时，你可能不希望让其他用户看到你的公式，即单击选中包含公式的单元格，在编辑栏不显示公式。为防止编辑栏中显示公式，可按以下方法设置:

右击要隐藏公式的单元格区域，从快捷菜单中选择“设置单元格格式”，单击“保护”选项卡，选中“锁定”和“隐藏”。然后再单击“工具→保护→保护工作表”命令，选取“内容”，单击“确定”以后，用户将不能在编辑栏或单元格中看到已隐藏的公式，也不能编辑公式。

2.4.9解决SUM函数参数中的数量限制

Excel中SUM函数的参数不得超过30个，假如我们需要用SUM函数计算50个单元格A2、A4、A6、A8、A10、A12、……、A96、A98、A100的和，使用公式SUM(A2，A4，A6，……，A96，A98，A100)显然是不行的，Excel会提示“太多参数”。其实，我们只需使用双组括号的SUM函数;SUM((A2，A4，A6，……，A96，A98，A100))即可。稍作变换即提高了由SUM函数和其他拥有可变参数的函数的引用区域数。

2.4.10在绝对与相对单元引用之间切换

当你在Excel中创建一个公式时，该公式可以使用相对单元引用，即相对于公式所在的位置引用单元，也可以使用绝对单元引用，引用特定位置上的单元。公式还可以混合使用相对单元和绝对单元。绝对引用由$后跟符号表示，例如，$B$1是对第一行B列的绝对引用。借助公式工作时，通过使用下面这个捷径，你可以轻松地将行和列的引用从相对引用改变到绝对引用，反之亦然。操作方法是:选中包含公式的单元格，在公式栏中选择你想要改变的引用，按下F4切换。

2.4.11快速查看所有工作表公式

只需一次简单的键盘点击，即可显示出工作表中的所有公式，包括Excel用来存放日期的序列值。操作方法如下:

要想在显示单元格值或单元格公式之间来回切换，只需按下“Ctrl+`”（与“~”符号位于同一键上。在绝大多数键盘上，该键位于“1”键的左侧）。　

2.4.12实现条件显示

统计学生成绩时，希望输入60以下的分数时，显示为“不及格”;输入60以上的分数时，显示为“及格”。这样的效果，不妨称之为“条件显示”，用IF函数可以实现。

假设分数在B3单元格中，要将等级显示在C3单元格中。那么在C3单元格中输入以下公式实现不同的等级:

=if(b3<=60,“不及格”，“及格”)　分“不及格”和“及格”2个等级

=if(b3<=60,“不及格”，if(b3<=90,“及格”，“优秀”))　分3个等级

=if(b3<=60,“不及格”，if(b3<=70,“及格”，if(b3<90,“良好”，“优秀”)))　分为4个等级

注意:符号为半角，IF与括弧之间不能有空格，而且最多嵌套7层。

 

第5节：数据分析和管理技巧

2.5.1管理加载宏

Excel包括各种特殊作用的加载宏，它们使用自定义的函数、向导、对话框和其他工具，扩充了工作表的基本功能。默认情况下，每个加载宏都配置为在第一次使用时安装，也就是说在第一次需要某个加载宏时，都要找Office光盘安装，这是非常麻烦的事。为了避免这种情况，你可以一次性将以后可能需要的加载宏安装，或者全部安装它们。单击“工具→加载宏”，出现“加载宏”对话框，选择可能对你有用的加载宏，如“分析工具库”、“规划求解”、“条件求和向导”等，单击“确定”，Excel会提示所选加载宏尚没有安装，询问是否现在安装，选择“是”，然后插入Office安装光盘完成安装。

不要在每次启动Excel时加载每个加载宏，因为这样将减慢启动过程，而且每个加载宏都占用了大量的内存。建议你将“自动保存”加载，井设置适当的“自动保存时间间隔”，这样在Excel使用过程中能自动创建备份文件，避免了掉电时丢失尚未保存的文件内容。

2.5.2在工作表之间使用超级连接

首先需要在被引用的其他工作表中相应的部分插入书签，然后在引用工作表中插入超级链接，注意在插入超级链接时，可以先在“插入超级链接”对话框的“链接到文件或URL”设置栏中输入目标工作表的路径和名称，再在“文件中有名称的位置”设置栏中输入相应的书签名，也可以通过“浏览”方式选择。完成上述操作之后，一旦使用鼠标左键单击工作表中带有下划线的文本的任意位置，即可实现Excel自动打开目标工作表并转到相应的位置处。

2.5.3快速链接网上的数据

你可以用以下方法快速建立与网上工作簿数据的链接:

1.打开Internet上含有需要链接数据的工作簿，并在工作簿选定数据，然后单击“编辑→复制”命令;

2.打开需要创建链接的工作簿，在需要显示链接数据的区域中，单击左上角单元格;

3.单击“编辑→选择性粘贴”命令，在“选择性粘贴”对话框中，选择“粘贴链接”按钮即可。

若你想在创建链接时不打开Internet工作簿，可单击需要链接处的单元格，然后键入(=)和URL地址及工作簿位置，如:=****[filel.xls]。

2.5.4跨表操作数据

设有名称为Sheet1、Sheet2和Sheet3的3张工作表，现要用Sheet1的D8单元格的内容乘以40％，再加上Sheet2的B8单元格内容乘以60％作为Sheet3的A8单元格的内容，则应该在Sheet3的A8单元格输入以下算式:=Sheet1!D8＊40％＋Sheet2!B8＊60％。

2.5.5查看Excel中相距较远的两列数据

在Excel中，若要将距离较远的两列数据(如A列与Z列)进行对比，只能不停地移动表格窗内的水平滚动条来分别查看，这样的操作非常麻烦而且容易出错。利用下面这个小技巧，你可以将一个数据表“变”成两个，让相距较远的数据同屏显示。

把鼠标指针移到工作表底部水平滚动条右侧的小块上，鼠标指针便会变成一个双向的光标。把这个小块拖到工作表的中部，你便会发现整个工作表被一分为二，出现了两个数据框，而其中的都是当前工作表内的内容。这样你便可以让一个数据框中显示A列数据，另一个数据框中显示Z列数据，从而可以进行轻松的比较。

2.5.6如何消除缩位后的计算误差（微软Office技巧大赛获奖作品）

有时我们输入的数字是小数点后两位数，但是在精度要求上只要一位，缩位后显示没问题，但其计算结果却是有误差的。解决方法是:单击“工具→选项→重新计算”，选中“以显示值为准”，这样计算结果就没有误差了。

事实上并不是计算上有误差，而是显示设置的四舍五入。采用本技巧提供的方法，可以解决显示中的问题，但同时会改变数值的精度，在使用前Excel会给你一个警告。

2.5.7利用选择性粘贴命令完成一些特殊的计算

如果某Excel工作表中有大量数字格式的数据，并且你希望将所有数字取负，请使用选择性粘贴命令，操作方法如下:

在一个空单元格中输入“-1”，选择该单元格，并点击“编辑→复制”命令，选择目标单元格。点击“编辑→选择性粘贴”命令，选中粘贴栏下的数值和运算栏下的乘，点击“确定”，所有数字将与-1相乘。你也可以使用该方法将单元格中的数值缩小1000或更大倍数。

2.5.8Web查询保持Excel工作表总是最新

Web页上经常包含适合在Excel中进行分析的信息，例如，可以在Excel中使用直接从Web页上获取的信息分析股票报价。但如果你需要经常更新信息就必须借助Web页上的最新信息。现在Excel2002可以用可刷新Web查询简化这个任务来创建新的可刷新Web查询，方法如下:

在浏览器中浏览要查询数据的Web页，把数据复制并粘贴到Excel工作表中。在粘贴的数据下方将出现一个粘贴选项智能标记，单击粘贴选项智能标记右边的箭头，再单击创建可刷新的Web查询，在新建Web查询对话框中，点击你想要查询的数据表前面的黄色箭头，单击导入。

在Excel中可以手动或自动刷新这个数据。手动刷新方法如下:在外部数据工具栏上，单击数据区域属性按钮，在刷新控制下面选中你想要的选项的复选框。

注意:当你从Web站点获取数据时，可能会丢失一些格式或内容，像脚本、gif图像或单个单元中的数据列表。

2.5.9在Excel中进行快速计算

查看一系列单元格的最大值的操作方法:

选择你感兴趣的单元格，你将看到所选单元格的总和显示在状态栏中。状态栏就是工作表窗口下方的水平区域。如果没有出现状态栏，单击视图菜单中的状态栏，鼠标右击状态栏，然后单击最大值，现在你就可以在状态栏中看到最大值了。该方法可以计算选定单元格的平均值、总和、最小值。此外，你还可使用该方法计算包含数字的单元格的数量（选择计数值），或者计算已填充单元格的数量（选择计数）。

2.5.10自动筛选前10个

有时你可能想对数值字段使用自动筛选来显示数据清单里的前n个最大值或最小值，解决的方法是使用“前10个”自动筛选。当你在自动筛选的数值字段下拉列表中选择“前10个”选项时，将出现“自动筛选前10个”对话框，这里所谓“前10个”是一个一般术语，并不仅局限于前10个，你可以选择最大或最小和定义任意的数字，比如根据需要选择8个、12个等。

2.5.11同时进行多个单元格的运算

如果我们现在有多个单元格的数据要和一个数据进行加减乘除运算，那么一个一个运算显然比较麻烦，其实利用“选择性粘贴”功能就可以实现同时运算。下面我们一起来看一个实例。

我们要将C1、C4、C5、D3、E11单元格数据都加上25，那么可以这样做:首先在一个空白的单元格中输入25，选中这个单元格后点击鼠标右键选择“复制”。然后按住Ctrl键依次点击C1、C4、C5、D3、E11单元格，将这些单元格选中。接下来点击鼠标右键选择“选择性粘贴”，在“选择性粘贴”对话框中勾选“运算”框内的“加”选项，点击“确定”。现在我们可以看到，这些单元格中的数据都同时被加上了25。

2.5.12让Excel出现错误数据提示

Excel除了可以对单元格或单元格区域设置数据有效性条件并进行检查外，还可以在用户选择单元格或单元格区域时显示帮助性“输入信息”，也可以在用户输入了非法数据时提示“错误警告”。

选取单元格或单元格区域，单击“数据→有效性”命令，单击“输入信息”选项卡，选定“选定单元格时显示输入信息”复选框，输入标题，如“注意”，输入显示信息如“这里应输入负数！”，单击“确定”按钮。此后，再选定那些单元格或单元格区域时，Excel将自动提示上述信息。

另外，你还可以对设置了有效性条件检查的单元格或单元格区域，再设置“出错警告”信息，方法是:选取单元格或单元格区域，单击“数据→有效性”命令，单击“出错警告”选项卡，选定“输入无效数据时显示出错警告”复选框，选择警告样式，输入标题如“警告”，输入出错信息如“不能输入正数！”，然后单击“确定”按钮即可。此后，如果你在指定的单元格中输入了正数，Excel将警告你“不能输入正数!”

2.5.13用“超级连接”快速跳转到其它文件

用超级链接在各个位置之间跳转十分方便，若你要切换到其它文件，只需用鼠标指向带有下划线的蓝色超级链接文件，然后单击鼠标即可跳转到超级链接所指向的子位置上去，看完后若要返回，只需单击“Web”工具栏上的“返回”按钮即可。

 

第6节：设置技巧

2.6.1定制菜单命令

你可以根据自己的要求来定制选项菜单。首先单击“工具→自定义”命令，打开其中的“命令”选项卡，在左侧的“类别”窗口中选择欲增删的菜单类别。如果是增加菜单命令，你只需在右侧的“命令”格内进行选择，将其拖至对应的菜单项，菜单自动打开并出现一黑线后，将其插入黑线指示的位置，在空白处单击鼠标左键即可。如果是删除菜单命令，只须打开菜单选中需要删除的命令，按下鼠标左键将它拖至图中的“命令”格中即可。也可在该示意图打开的情况下，打开菜单单击右键，选中“删除”命令即可。

2.6.2设置菜单分隔线

Excel工具栏按钮之间有分隔线，如果你喜欢，也可以在菜单中的命令之间添加分隔线。方法是:按住Alt键后拖动菜单。如果拖动方向为增大菜单间距，则自动在中间添加分隔线;如果拖动方向为减小菜单间距，则自动去掉中间的分隔线。

2.6.3备份自定义工具栏

在C:＼Windows＼ApplicationData＼Microsoft＼Excel文件夹中有个Excel10．xlb文件，这个文件保存了你的自定义工具栏和其他屏幕位置上每一个可见的工具栏信息。所以，建议你将工具栏设置好后，为Excell0．xlb文件作拷贝，起个不同的名字，以备随时载入，恢复你的工具栏。

2.6.4共享自定义工具栏

如果你建立了一个自定义工具栏并希望和其他人一起分享的话，你可以将它“附加”到一个工作簿中。单击“工具→自定义→工具栏”，选择你的自定义工具栏，单击“附加”按钮，出现“附加工具栏”对话框，单击“复制”按钮，即可将工具栏添加到一个工作簿中。

2.6.5使用单文档界面快速切换工作簿

Excel2002采用了单文档界面，每打开一个工作簿，都会在任务栏中显示出来。因此，你可以通过单击任务栏上的名称来快速切换工作簿，而不必在“窗口”菜单中选择打开的工作簿名称。如果你的Excel2002没有此项功能，可按以下方法设置:单击“工具→选项”命令，单击“视图”选项卡，选中“任务栏中的窗口”复选框，单击“确定”按钮即可。

2.6.6自定义工具栏按钮

单击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框使Excel处于自定义模式，这时你可以用鼠标右键单击工具栏上的按钮图标，弹出快捷菜单，利用这个快捷莱单，我们可以完成好多自定义工作。

1.使用“命名”改变工具按钮的名称;

2.使用“复制按钮图像”可以将按钮的图标复制到剪贴板中，然后插入到文本或表格中、或者粘贴到另一个按钮上;

3.使用“编辑按钮图像”来调用按钮编辑器，对按钮图标进行编辑;

4.“更改按钮图像”允许你在42个按钮图标中选择以改变按钮的图标;

5.使用“分配超级链接”为按钮指定宏或超级链接。因此，你可以建立一个能够激活浏览器并载入一个网页的按钮;

6.“指定宏”允许你指定一个当按下按钮时执行的宏。

2.6.7快速移动、删除和复制工具栏按钮

通常，从工具栏中删除一个按钮的方法为:指向要删除的按钮，然后在拖离工具栏时按着Alt键，当指针显示为一个带有X的工具图标时释放鼠标以删除这一项。如果你单击“工具→自定义”命令，打开了“自定义”对话框，就可以直接从菜单栏中拖动按钮而删除任何按钮或菜单项。使用相同的拖放技术可以移动按钮和菜单项。当“自定义”对话框可见时，按下Ctrl键并拖动任何按钮，便可以创建一个副本。另外，同时按下Ctrl和Alt键，并拖动按钮或菜单项可以创建一个副本。

2.6.8自动备份工作簿

以下的方法，让你的Excel能自动备份工作簿。

1.启动Excel，并新建一个工作簿;

2.单击“文件→另存为”命令，弹出“另存为”对话框;

3.在“另存为”对话框中，单击“工具→常规选项”命令，系统弹出“保存选项“对话框，选中“生成备份文件”复选框，单击“确定”按钮;

4.在“文件名”框中输入文件名，在此我们键入“book”，在“保存类型”下拉列表框中选择“模板”，然后选择保存路径为“C:\Windows＼ApplicationData＼Microsoft＼Excel＼XLSTART”;

5.单击“保存”按钮，如果模板已存在，系统会弹出一个对话框，询问是否替换原文件，单击“是”按钮，则以新文件替换原文件。

此后，在你启动Excel后，无论你是单击常用工具栏中的“新建”按钮，还是在“文件”菜单的“新建”对话框中选择工作簿模板，新建工作簿，在每次保存工作簿时，Excel都会以备份副本的形式复制工作簿的前一版，并以XLK为扩展名与源文件保存在同一个文件夹中，而且在你再次打开并编辑这些工作簿时也不例外。这样，我们就达到了让Excel自动备份工作簿的目的。

2.6.9查看Excel文件类型详细信息

在“资源管理器”中使用“详细资料”视图查看Excel文件时，在详细消息列表中的“类型”栏上往往看到“MicrosoftExcel……”，但无法区分Excel文件类型(工作表、模板、工作区、加载宏、图表以及备份文件等等)，除非你将“类型”栏展开到不合理的宽度。下面就介绍一个好方法，使“类型”栏不显示开头无用的“Microsoft”，就可以看得见文件类型和扩展名:在“资源管理器”中选择“工具→文件夹选项”，单击“文件类型”选项卡，在“已注册的文件类型”列表中滚动找到“MicrosoftExcel”块，选择一个文件类型如“MicrosoftExcel工作表”，单击“编辑”按钮，在“编辑文件类型”对话框的“类型说明”框中删除不必要的“Microsoft”，并选中“始终显示扩展名”。为其它Excel文件类型重复这个过程，以后当你在“资源管理器”中使用“详细资料”视图查看Excel文件时，就看到真正有用的Excel文件类型详细信息。

2.6.10自制快捷按钮

在Excel中，有时需把已合并的单元格取消合并。如果通过“格式→单元格→对齐”操作，费时费力。我们可以通过如下操作在工具栏建立快捷按钮，以备随时调用。

右击工具栏任一处，选择“自定义”;选择“命令”标签，类别“格式”;在命令中选择“取消合并”按钮，将其拖到工具栏合适位置;关闭“自定义”窗口就可以使用了。其他一些快捷键也可如上操作完成，如“增大/减小字号”、“冻结拆分窗口”等。

注意:在Excel2002中，格式工具栏中的“合并及居中”按钮已经变成了一个切换按钮，可以在合并居中和取消合并之间切换。但此技巧所提供的方法，是所有的Office程序中自定义工具栏按钮或菜单项的标准方式。

2.6.11自定义工具栏

打开Excel，单击“视图→工具栏→自定义”，打开工具栏的自定义窗口。在“工具栏”属性选项中点击“新建”，输入你喜欢的名称，点击“确定”。这时你会看见一个以你定义的名称命名的工具栏，而且上面什么也没有。接着，把常用工具栏上的“保存”按钮拖到你刚才新建的工具栏(注意:拖动的时候要按住Ctrl键，否则常用工具栏上的“保存”按钮会消失)。这时，你可以在刚才拖过来的“保存”按钮上单击鼠标右键，弹出一个菜单，点击“编辑按钮图像”，就可以加上自己喜欢的按钮图标。你还可以进入“更改按钮图像”，选择自己喜欢的按钮图标。你还可以点击“重命名”来把此按钮改名。然后，按住Ctrl键拖到自己的工具栏，最后隐藏其他工具栏。至此，一个完全按照你自己意愿设计的工具栏制作完成了。

2.6.12在Excel工具栏中添加一个计算器

你可以在Excel的工具栏上添加一个计算器。操作方法如下:

单击“视图→工具栏→自定义”，打开工具栏的自定义窗口，点击“命令”选项卡，在“类别”列表中，点击“工具”，在“命令”列表中，点击“自定义”（灰色计算器图标），将所选的命令从命令列表中拖至某工具栏中（当你看到鼠标指针旁出现一个加号（+）时，松开鼠标），点击“关闭”。现在，点击刚刚添加的按钮，Excel将启动计算器。

2.6.13显示该字体的实际外观

除了少数常用的字体外，大多数用户对多数字体(如方正舒体、方正姚体、华文新魏、华文琥珀等)都没什么印象。Excel2002改变了这种状态，可以实现字体的所见即所得。如果你的Excel“字体”列表没有此项功能，可按以下方法设置:单击“工具→自定义”，打开其中的“选项”，将“列出字体名称时显示该字体的实际外观”复选框选中即可。

2.6.14设置数据有效性检查

Excel2002可以对单元格内的数据类型进行限制。方法是:选定单元格或单元格区域，单击“数据→有效性”，在“数据有效性”对话框中单击“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择数据类型，有任何值、整数、小数、序列、日期、时间、文本长度等类型，当然你还可以通过“自定义”指定公式。如果允许单元格数据为空，则应选中“忽略空值”选项，反之则应将该选项清除。数据有效性检查设置结束后，一旦输入了数据范围以外的数据，Excel就会弹出“输入值非法”对话框，单击“重试”按钮可修改输入的数据，单击“取消”按钮可清除输入的数据。如果以后你想取消对单元格或单元格区域的有效性检查，只需单击“全部清除”按钮即可。

2.6.15自动调整选定区域的显示比例

使用“常用”工具栏上的“显示比例”按钮，可以改变工作表视图的显示比例。有两点值得你注意:

(1)如果你选取了39％或者比这个数字更低的显示比例的话，工作表中网格线就会消失。

(2)单击“100％”旁边的箭头，在下拉列表底部你可以看到“选定区域”项，这是“显示比例”中最有用的选项。你选定某个区域后，单击“显示比例”下拉列表底部的“选定区域”项，Excel会自动调整选定区域的显示比例，以最适当的比例显示在当前的编辑窗口中。此后，要想返回到正常的视图状态，只需再次单击“显示比例”按钮，并从下拉列表中选择“100％”即可。

2.6.16给“绘图”工具栏添加工具按钮

假如要在“绘图”工具栏上添加一个“矩形标注”按钮，可按如下方法进行:在“绘图”工具栏中单击“自选图形”按钮，选择“标注”，单击并拖动水平“标注”列表顶部的“脱离”线，将得到一个自由浮动的“标注”工具栏，按住Alt键的同时拖动浮动工具栏中的矩形标注号到“绘图”工具栏上。

2.6.17创建自定义词典

Excel提供有一本CUSTOM词典，在进行拼写检查时，系统依据的是内置词典中已有的词汇，它足以应付通常遇到的各种英语词汇。但是如果你要输入很多的专业词汇或缩写，那么这本CUSTOM词典就不够用了。这时就需要创建一本适合自己需要的词典，该词典中仅包括CUSTOM词典中没有的词汇，也就是自己添加的词。这样在以后的工作中就可以根据自定义词典中的词汇对输入的专业词汇或缩写进行检查。创建自定义词典时，首先需要启动拼写检查器。当Excel检查到一个CUSTOM词典中没有的词时，将显示“拼写检查”对话框，表示该词不在词典中。这时可在“将词添至”编辑框中输入要创建的自定义词典的名字，然后单击“添加”按钮。在创建了自定义词典后，如果要把新的词汇添加到该词典中，应该先从“将词添至”下拉列表中选择该词典名称，然后单击“添加”按钮。如果要在“拼写检查”中使用自定义的词典而不是系统默认的CUSTOM词典，应先从“将词添至”下拉列表中选择该词典名称，然后重新启动拼写检查器即可。

2.6.18快速调整表格列宽、行高

在编辑表格时，有时因为每一行及每一列中要输入的数字和文字有差别，不得不用手工调整列宽、行高。一般情况都是用鼠标进行拉动，操作不方便，效率又不高。

解决方法:鼠标右键单击工具条，单击“自定义”，在接着出现的界面中选“命令”标签页，选择左边框中的“格式”，再用鼠标拉动右边框中的滚动条，找到“列宽”、“行高”这两个小按钮，分别用鼠标将它们拖曳到工具条上。然后，选中要调整的行或列，选相应的按钮直接将宽度或高度填入再按“确定”即成。

2.6.19在单元格中显示公式

在特定的情况下，在工作表的单元格中显示公式，具有比显示数值更加有利于快速输入数据的实际应用价值。此时可以使用鼠标左键单击“工具→选项”命令，然后在“选项”对话框中选择“视图”卡，接着设置“窗口选项”栏下的“公式”项有效，单击“确定”之后，即可在工作表内使用每个单元格中设置的公式，从而方便修改和输入新的公式。完成工作表中数据的输入之后，最后再设置“窗口选项”栏下的“公式”项失效即可。

2.6.20保存视图设置

Excel的视图是指显示和打印设置，我们可以为其命名并应用于工作表，同一工作表可以拥有不同的视图。当你完成当前工作表的显示和打印设置后，单击“视图→视图管理器”，在“视图管理器”对话框中单击“添加”按钮，出现“添加视图”对话框，在“名称”中输入视图的名称，在“视图包括”中选择所需的选项，单击“确定”。这样，当前的显示和打印设置就被保存下来了。以后需要按保存过的显示方式显示时，只需单击“视图→视图管理器”，在“视图”框中单击所需的视图名称，再单击“显示”即可。

2.6.21取消加载宏

大多数的加载宏文件可以通过单击“文件→打开”命令来打开。但是，当一个加载宏被打开后，你就不能通过选择“文件→关闭”命令来关闭它。取消加载宏的唯一方法是重新启动Excel或者另外编写一个宏来关闭加载宏。

2.6.22设置启动文件夹和默认字体

在Excel中你可以选择“工具→选项→常规”来设置启动文件夹和默认字体，当然，你也可以通过修改注册表来定义启动文件夹和默认字体。具体方法为:

1.关闭Excel，打开注册表编辑器;

2.打开HKEY-CURRENTUSER＼Software＼Microsoft＼Office＼10.0＼Excel＼Options，双击右侧窗口中的“AltStartup”，将数值设为指定的路径。如果窗口中没有该值，可新建一个字符串值。注意，输入的路径一定要正确，否则Excel会打开一大堆不能识别的文件。新建一个字符串值，命名为“Font”，将数值设为“宋体，10”，当然也可输入其他字体和字号;

3.关闭注册表编辑器，重新启动Excel即可。

2.6.23自定义小数位数

Excel自动功能非常强大，但四舍五入功能有时会影响我们制表数据的精确性。要想解决此问题，方法其实很简单:选定需要精确值的行或列，用鼠标单击“格式→单元格”命令，在打开的单元格格式对话框中单击“数字”选项卡中的“自定义”项，然后选中你需要的精确度即可。

2.6.24去掉默认的表格线

打开Excel时，我们可以看到许多表格，这是系统默认的网格线，如果想去掉它，可以单击“工具→选项”命令，在打开的“选项”对话框中选择“视图”，取消选择“网格线”选项。

2.6.25自定义菜单

如果对Excel默认的菜单不满意，可以自己定义，方法是:

单击“工具→自定义”命令，弹出“自定义”对话框，在该对话框中选中“命令”选项卡，在左侧的“类别”列表中选中需要添加的菜单类别，其中既有常见的“文件”、“编辑”等菜单，也有不常见的如“控件工具箱”、“窗体”等项，如果觉得已有类别中没有包含需用的选项，可以在右侧“命令”列表中选择相应的命令，然后将其拖至相应的类别菜单下即可，而且这些“命令”可以交叉添加到不同的菜单中。

2.6.26建立新菜单

如果你想在Excel中建立一个新菜单，把自己常用的命令都集中这个菜单中以便操作，可以进行以下操作:

单击“工具→自定义”命令，弹出“自定义”对话框，在该对话框中选中“命令”选项卡，在左侧的“类别”列表中找到“新菜单”项，然后将右侧“命令”列表框中的“新菜单”项用鼠标拖至菜单位置，然后按照上面的方法向新菜单中添加新的菜单项。这个“新菜单”所包含的项目可以是其它菜单中的任意命令项。

2.6.27删除菜单

删除菜单包括删除菜单和菜单项两种，其操作的方法是相同的，不同的只是选中的是菜单和菜单项之分。首先应单击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框，保证“自定义”对话框在打开状态，然后用鼠标拖动菜单到新位置或将菜单项拖到菜单外。

2.6.28更改菜单名称及按钮提示

当你将鼠标移到工具栏的按钮上，立即会出现关于这个按钮的提示文字，如果你想改变提示文字内容或菜单的名称可以进行以下操作:单击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框，然后鼠标右击需要改名的菜单或按钮，在弹出的快捷菜单中选择“命名”项，添入一个新名字即可。

2.6.29添加工具按钮

在Excel2002中可以添加的工具按钮有两种，一种是常用工具按钮，另一种是非常用工具按钮。对于常用工具按钮，可以单击标准工具栏右侧的下拉菜单，在下拉项选中已添加的按钮，或者单击“添加或删除按钮”命令项，在弹出的按钮菜单中选中需要的选项即可;而对于那些非标准桉钮，则需按下面的方法进行添加。单击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框，选择“命令”选项卡，选择好“类别”后，再将“命令”中的命令项作为按钮拖到工具栏即可。

2.6.30增加工作表数目

在新建的工作簿中已经存在一定数量的新的工作表，你可以自己更改这个默认的数目。单击“工具→选项”命令，再单击“常规”选项卡。在“新工作簿内的工作表数”编辑列表框中，键入所需的工作表数目即可。若已打开工作簿，可用插入法取得，单击“插入→工作表”命令，即可在当前工作表之前插入一个新的工作表。

2.6.31自动保存文件

你是否想过让Excel自动保存你的电子数据表，以防丢失工作成果呢?Excel2002包含定时自动保存工作簿的特性，但该特性在默认情况下没有安装。以下就是安装和使用自动保存加载宏的操作方法:

首先需要将加载宏添加到工具菜单中，单击“工具”菜单中的“加载宏”，在当前加载宏列表中选择“自动保存”复选框，然后单击“确定”。

要想配置和使用自动保存特性，请单击“工具”菜单中的“自动保存”，选择“自动保存所有”复选框，在分钟框中输入保存工作簿的间隔时间，选择需要的其他选项，然后按下“确定”。

注意:如果没有可用的自动保存加载宏，你需要安装它。

2.6.32显示完整菜单

Excel新的选单结构(个性化菜单和工具栏)在提高工作效率和增强紧凑性方面有了很大改进，各选单中简捷的列表使新用户不会被其强大的功能所吓跑。如果需要的选项没有出现在短菜单中，用以下3种方法中的任何一种可以显示完整的菜单:

1.单击短菜单底部的双V型字符;

2.一直打开着短菜单超过3秒钟，不用进行任何选择;

3.双击菜单可以立即出现完整菜单;

4.单击“工具→自定义”命令，在打开的对话框中选择“选项”标签，选中其中的“始终显示整个菜单”选项，Excel就不会再折叠菜单。单击某个菜单，所有的命令就会出现在下拉列表中。

 

 

 

第7节：打印技巧

2.7.1快速打印工作表

若选择“文件”菜单中“打印”命令来打印，会出现“打印”对话框让你选择，程序繁琐。若要跳过该对话框，你可以单击“常用”工具栏上的“打印”按钮或者按下Shift键并单击“打印预览”按钮，Excel将使用“选定工作表”选项打印。

2.7.2批量打印报表

在日常工作中经常要上报表格，对于上报表格一般都有统一的格式:表头中的内容固定不变，页面大小、每页包含的行数、行高、列数、列宽都已经确定好了，风格一致，整齐美观自不必说，还都习惯在每一页的最后一行加入“本页合计”，以方便汇总。这些要求对打印少量的表来说不算什么，当表中记录很多时，打印的页数自然也很多，直接设置原表的格式再打印，工作量大而繁琐。这里提供一个办法，可以较好地解决此问题。

1.制作样板表

将一个空的工作表按报表要求的格式设置好，包括表头、字体类型和大小、页眉、页脚等各项，如果要求最后一行有“本页合计”的话，请在合计栏填写好合计公式，然后预览或打印，根据所得效果直至修改合适为止，我们将这个表暂时称为“样板表”。

2.预处理准备打印的工作表

这是对原来表中有合计行或其它不需要上报的信息而言的，可以将这些东西往下移动，移动的行数应相当于样板表的行数或更多，但不能少于样板表行数，也可将其清除。

3.录制宏程序

开始录制:复制第一份工作表上的记录，复制的行数一定要与“样板表”的可用行数相同（当然不包括合计行），然后将光标放到准备在下一次复制的区域的左上角，再将内容粘贴到样板表上并进行试打印，录制结束。然后根据情况对得到的程序进行适当修改，并设置好快捷键，直至调试成功为止。成功的标志是:只要按快捷键，就能自动完成从复制到粘贴、打印这一系列操作;当然，如果样板表最后一行输入有合计公式，合计结果也应随粘贴的内容不同而不同，随后就可正式开始打印了。

在操作过程中要注意:

a.确保原表与“样板表”之间的格式一致。如果不一致，可能显示值不正确，尤其是日期字段要特别注意;

b.对记录行数多的工作表，可能需要多次复制才能打印完。

2.7.3选择打印区域

在实际工作中，往往只需要将工作表中的一个或几个区域的数据打印出来，如何打印选定区域的数据呢?做法如下:

首先选择工作表中要打印的一个区域(如果想要选择多个区域，可按下Ctrl键，再选择其他区域)，然后单击“文件→打印区域→设置打印区域”命令，这样，在打印时就会只打印工作表中选定区域的数据。

2.7.4加快打印工作表速度

如果想在打印工作表时加快打印的速度，可以单击“文件→页面设置”命令，在弹出的“页面设置”对话框中进行以下任一操作:

1.单击“页面”选项卡，在“打印质量”下拉框中选择一种低分辨率的方式来打印就可以缩短打印时间;

2.单击“工作表”选项卡，选中“按草稿方式”复选框，以草稿方式打印文档将忽略格式和大部分图形以提高打印速度;

3.单击“工作表”选项卡，选中“单色打印”复选框。在单色打印机上，Excel以不同的灰度来打印彩色效果。如果将彩色以单色方式打印，可以减少在打印彩色工作表时所需的时间。在以单色方式打印工作表时，Excel将彩色字体和边框打印成黑色，而不使用灰度。

2.7.5禁止打印内嵌式图表

如果你不想在打印输出时包含图表，那么右键单击该图表，然后从出现的快捷菜单中选择“图表区格式”，单击“图表区格式”对话框中的“属性”标签，然后取消“打印对象”复选项的选择即可。

2.7.6分页符使用技巧

当要打印工作表的时候，Excel会自动插入分页符。以下是有关分页符的几点技巧:

1.要想在编辑工作簿的时候能够看到代表分页符的虚线，可单击“工具→选项”命令，选中“视图”选项卡中的“自动分页符”复选框;

2.要删除当前工作表中所有的手工分页符，可先选中整个工作表，然后单击“插入→重置所有分页符”命令即可;

3.单击“视图→分页预览”命令，进入“分页预览”模式，这时你就可以查看所有的分页符，虚线代表由Excel插入的自动分页符，实线代表手工分页符，你可以通过拖放来调整分页符。

2.7.7改变打印比例

通常，Excel在打印数据内容超过一页宽的工作表时，总是先打印工作表的左半部分，再打印右半部分。如何让所有列在一页中打印出来呢?方法有两种:

方法一:单击“视图→分页预览”命令，把鼠标指向垂直分页符，当鼠标指针变成双向箭头时，将垂直分页符拖至最右一列的右边，垂直分页符被重新设置，所有的列均可在一页中显示。

方法二:单击“文件→页面设置”命令，在弹出的“页面设置”对话框中选择“页面”标签，调整“缩放”比例为适当的百分比，可以得到与方法一同样的效果。

2.7.8巧妙取消打印内容

白色文字在白纸上根本显示不出来，但不显示也有不显示的用处。当工作表中的有些内容不想被打印出来时，可以在选定打印区域时，不去选定它，从原理上说这样是可行的，但选定打印区域不是对什么情形都合适，另一个办法是将其清除掉，但又说不定以后还有用着这些数据的时候，怎样既不消除表中内容又不会被打印显示出来呢?很简单，将相关部分的字体颜色设置成与纸的颜色一致就可以了，例如白纸用白色字体，将来用的时候再将颜色恢复过来，即使你不是为打印，也可以将一些不希望别人见到的数据用这种“保护色”伪装起来。

2.7.9让标题出现在每一张表格页上

我们在Excel中打印一个多页表格时，会发现作为表格重要项目的顶端标题行仅在表格的第一页中出现，而第二页以后的各页都没有顶端标题行，这给阅读带来极大的不方便。通过以下设置可以使Excel自动在每页中打印表格顶端标题行。

具体步骤为:单击“文件→页面设置”命令，在弹出的“页面设置”对话框中选择“工作表”标签，在“打印标题”项目下单击“顶端标题行”对话框右下角的“折叠对话框”按钮，然后在工作表中选中将要作为标题行的一个或多个单元格，再次单击该按钮。或直接在“顶端标题行”对话框输入行地址(通常是第一行);如果需要自动打印两行或多行的，在按住Ctrl键的同时，用鼠标拖动欲自动打印的行号即可，最后单击“确定”按钮。单击“预览“按钮，选择第二页、第三页或最后一页，可以发现顶端标题行已经自动加载到每页的第一行上。

注意:当你在打印一个包含标题的工作表时，如果要选择打印区域，千万不要选择包含标题的区域，否则标题会在第一页中重复出现两次。

2.7.10套打表格

有的报表是上级发来的现成的空表，要求填写后再上报，如果填写的内容原本就保存在Excel工作簿中的话，就可用打印机填写，这样显得美观规范，效率也较高。这样做的难处在于内容必须准确地打印在规定的格子中，即所谓套打。实现套打的关键是位置设置必须准确。步骤如下:先设置页面，然后设计“样板表”，由于只是打印填写数据记录，所以，表头文字就用不上了，仅留出空位置即可。先将一页“填写”的内容粘贴进“样板表”中，仔细设行高和列宽，字体宜小不宜大，水平竖直方向都先使用居中对齐，最后将表格线去掉，就可以先试打，若出现部分内容在格子中的位置偏差过大，可以设置单元格的水平或竖直位置，根据打印效果修改至合格。只要设置好这一个“样板表”，就可以将原始记录粘贴到样板表中进行正式打印。

 

第8节：数据安全和保护技巧

2.8.1使用数据有效性设置来保护单元格

以下是保护Excel工作表中单元格的新方法，在添加保护后，其他用户将不能随意更改这些单元格。操作方法如下:

1.选择希望保护的单元格，最好记录下哪些单元格添加了保护，以便以后删除这些保护;

2.单击“数据→有效性”命令，在打开的窗口中点击“设置”选项卡，设置以下限制条件:在“允许框”中点击“文本长度”，在“数据框”中点击“介于”，在“最小值”框键入10000，在“最大值”框中键入50000;

3.点击“出错警告”选项卡，确信选中了“输入数据无效时显示出错警告”选框。点击样式框中的停止，如果你希望在出错消息的标题栏中显示一个标题，请在标题框中输入标题文字。如果保留标题框为空，则标题为“MicrosoftExcel”。如果希望显示出错消息文字，请在“错误信息”框中输入文字，最多可输入225个字符。在输入出错消息文字时，按下回车键可以换行。如果未在“错误信息”框中输入任何文字，则出错消息显示以下文字:“输入值非法，其他用户已经限定了可以输入该单元格的数值”。Excel仅当用户在该单元格中输入数据时显示该信息。要想删除数据的有效性设置，选中受保护的单元格，单击“数据→有效性”命令，在“设置”选项卡中单击“全部清除”按钮即可。

2.8.2自动修复错误

利用“检测并修复”功能可以修复文件错误，它的用法如下:

1.启动Excel时，将对核心程序和注册表自动进行检测和维护，报告哪一个文件丢失了，并自动从安装源恢复。

2.在“帮助”菜单中单击“检测并修复”命令，将显示“检测并修复”对话框，单击“开始”按钮，将自动重新安装丢失和损坏的系统文件，还可以自动安装Excel中一些原来没有安装的文件，如字体和模板等。

2.8.3设置密码的技巧

1.从安全的角度来讲，谁也不会嫌密码短，对于普通用户来说，6位是最起码的。应视文件的重要性程度，设置足够长的密码来保护你的安全。

2.密码元素多样化:不要只用一种元素特别是不要只用数字!Excel密码支持字母(区分大小写)、数字、符号(区分全半角)。设置密码时尽可能的每种都用到，密码里每多一种元素，将给破解工作增加数倍乃至数十倍的工作量。

3.千万不要用英文单词、生日、电话号码之类的做密码，这样的密码即使不被人为猜出，也会很容易地被采用字典攻击方式的软件破解掉。

2.8.4禁止自动运行宏

你可能遇到过可恶的宏病毒，其中有一部分是在打开文件时自动运行并产生危害。在打开一个Excel文件时，可以很容易地阻止一个用VBA编写的、在打开文件时自动运行的宏的运行。在打开文件时按住Shift键，Excel将不运行VBA过程也就不会运行宏。同样，在关闭一个Excel文件时．也可以很容易地阻止一个用VBA编写的、在关闭文件时自动运行的宏的运行。单击“文件→关闭”命令，在点击“关闭”时按住Shift健，Excel将在不运行VBA过程的情况下关闭这个工作簿。按住Shift键同样适用于点击窗口右上角的关闭按钮，关闭工作簿时阻止宏的运行。

2.8.5给Excel文件加密

如果我们不想让他人打开自己编辑的Excel文件时，可在保存时进行加密，具体方法是:单击“文件→另存为”命令，打开“另存为”对话框，在该框中输入文件名，再单击“工具→常规选项”，将“保存选项”对话框打开，在“打开权限密码”中输入密码，再按“确定”按钮，完成文件的加密工作。当重新打开文件时就要求输入密码，如果密码不正确，文件将不能打开。

2.8.6隐藏单元格内容

单元格保护可以防止意外地在一个公式中输入数据，并防止未经授权的用户改变公式，甚至还可把单元格的内容隐藏起来不显示在编辑栏上。用以下方法可隐藏单元格的内容:选定要隐藏其内容的单元格，单击“格式→单元格”命令，在打开的“单元格格式”对话框中选择“保护”选项卡，清除“锁定”复选框，选定“隐藏”复选框，单击“确定”按钮，然后单击“工具→保护→保护工作表”命令，在打开的对话框中设定好密码即可。

2.8.7编辑被保护的工作表

如果你想使用一个保护了的工作表，但又不知道其口令，可以这样操作:选定工作表，利用“编辑”菜单下的“复制”、“粘贴”命令，将其拷贝到一个新的工作簿中(注意:一定要是新工作簿)，就可以重新对它进行编辑操作了。

2.8.8保护工作表

保存Excel工作表时有3个非常好的选项，它们可以保护原始文件或限制进一步的修改。方法是:单击“文件→另存为”命令，在打开的“另存为”对话框中，单击“工具→常规选项”，出现“保存选项”对话框，然后你可以选择以下操作:

1.为避免覆盖工作表的早期版本，选中“生成备份文件”复选框。这样，每次打开或保存文件时，这个选项将原始文件进行备份复制;

2.使用“打开权限密码”或“修改权限密码”来锁定Excel工作表，这样使其他用户仅仅在输入指定的密码之后才能打开或修改文件;

3.为阻止用户对原始文件进行更改，可选择“建议只读”复选框。

2.8.9对单元格的写保护

所谓写保护就是对单元格中输入信息加以限制，有两种方法:

1.对单元格的输入信息进行有效性检测

首先选定要进行有效性检测的单元格或单元格集合，然后单击“数据→有效性”命令，在打开的对话框中通过设定有效性条件、显示信息和错误警告，控制输入单元格的信息要符合设定的条件。

2.设定单元格的锁定属性

这样做的目的是可以存入单元格的内容不能被改写，操作如下:选定需要锁定的单元格或单元格集合，单击“格式→单元格”命令，在打开的设置单元格格式对话框中选择“保护”选项卡，选中“锁定”。然后单击“工具→保护→保护工作表”命令，设置保护密码。至此即完成了对单元格的锁定设置，当有人企图对被保护的单元格进行修改时，Excel会立即发出警告。

2.8.10对单元格的读保护

读保护是对单元格中已经存有信息的浏览和查看加以限制，有3种方法:

1.通过对单元格颜色的设置进行读保护。例如:将选定单元格或单元格集合的背景颜色与字体颜色同时设为白色，这样，从表面看起来单元格中好像是没有输入任何内容，用户无法直接读出单元格中所存储的信息;

2.用其他画面覆盖在需要保护的单元格之上，遮住单元格的本来面目，以达到读保护目的。例如:使用绘图工具，画一不透明矩形覆盖在单元格之上，单击“格式→自选图形→保护”，在“保护”选项卡中选定“锁定”选项，然后单击“工具→保护→保护工作表”命令，设置保护密码，以保证矩形不能被随意移动。这样，用户所看到的只是矩形，而看不到单元格中所存储的内容;

3.通过设置单元格的行高和列宽，隐藏选定的单元格，然后保护工作表，使用户不能直接访问被隐藏的单元格，从而起到读保护的作用。

2.8.11防止工作表被编辑

打开工作表，单击“工具→保护→保护工作表”命令，在打开的窗口中输入密码，在下面的列表中选中需要保护的内容，然后单击“确定”按钮，再输入一遍密码即可。以后有人要对工作表进行编辑时，系统就会发出警告。

2.8.12保护工作簿

方法与保护工作表类似，打开工作簿，单击“工具→保护→保护工作簿”命令，在打开的窗口中输入密码，同时选中需要保护的内容，然后单击“确定”按钮，再输入一遍密码即可。以后有人要对工作簿进行编辑时，系统就会发出警告。

 

第9节：样式和模板技巧

2.9.1利用模板创建工作簿

模板是一种用来创建其它工作簿的框架形式，利用它可以快速地创建相似的工作簿。创建模板方法为:打开一个要作为模板的工作簿，单击“文件→另存为”命令，打开“另存为”对话框，在“文件名”框中输入模板的名字，从“保存类型”列表中选定“模板”选项，这时“保存位置”会自动切换到默认的模板文件夹Templates文件夹，单击“保存”即可。这样，你就可以根据该模板快速创建新工作簿了。

2.9.2快速打开“单元格格式”设置对话框

在编辑表格的过程中，经常要用到设置单元格格式，每次都要通过单击相应的菜单才能打开，不方便。其实你只要按下“Ctrl+1”组合键，即可快速打开“单元格格式”对话框，快速设置单元格格式。

2.9.3批量设定单元格格式

选择连续或不连续的多个单元格，然后将鼠标移至选中的任何区域内，单击右键弹出快捷菜单，选择其中的“设置单元格格式”一项或者单击“格式→单元格”命令，在打开的对话框中进行各项单元格格式的设置，最后单击“确定”按钮，所有选中的单元格就具有了相同的格式。

2.9.4快速清除所有工作表格式

在Excel2002中，单击工作表中的任一单元格，按下“Ctrl+A”以选中工作表中的所有单元格，单击“编辑→清除→格式”命令即可。

2.9.5恢复默认字体格式

如果你已经为某个单元格使用了多种字体格式，现在又想恢复使用Excel的默认字体格式。单击“格式→单元格”命令打开“单元格格式”对话框，单击“字体”选项卡，选择“普通字体”复选框以后，你的单元格格式还是没有改变，这是为什么?其实，如果你对某个单元格中的不同字符应用了多种字体格式，“普通字体”复选框就会被选取，但是这个复选框却是灰暗的。要想恢复默认格式，可以单击两次“普通字体”，去掉“普通字体”选项的选择(这与通常的操作正好相反)，然后单击“确定”按钮即可恢复Excel默认的“常规”格式。

2.9.6定义单元格对齐格式

Excel提供的格式工具栏上提供了“左对齐”、“右对齐”、“居中”、“合并及居中”等常用的4种方式。如果想使用其他的方式，可在选择好范围之后，单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令或单击“格式→单元格”命令，在对话框中选择“对齐”选项卡，此处可提供水平对齐格式8种，垂直对齐格式5种，你可以根据需要来自由选择。在“对齐”对话框中还有“自动换行”复选框，此选项主要用来规定当某一项单元格的内容较长时，为了数据表的美观，将超过单元格列宽内容的字符串移到一行。注意，自动换行对数字无效，若数字长度超过列宽，以科学计数法表示。

2.9.7快速定义工作簿格式

选定需要定义格式的工作簿范围，单击“格式→样式”命令，打开“样式”对话框，从“样式名”列表框中选择合适的样式种类，从“样式包括”列表框中选择是否使用该种样式的数字、字体、对齐、边框、图案、保护等格式内容，单击“确定”按钮，关闭“样式”对话框，Excel工作簿的格式就会按照用户指定的样式发生变化，从而满足了用户快速、大批定义格式的要求。

2.9.8增加或修改样式

1.单击“格式→样式”命令，打开“样式”对话框;

2.在“样式名”列表框输入新建样式的名称（用户若拟对老样式进行修改则应从“样式名”列表框中选择需要修改的样式）;

3.单击“修改”按钮，打开所示的“单元格格式”对话框;

4.利用“单元格格式”对话框中的数字、对齐、字体、边框、图案、保护等选项卡对该种样式的各项具体格式进行适当调整;

5.连续单击两次“确定”按钮，关闭所有对话框。

这样我们就完成了新增（或修改）指定样式具体内容的步骤，此后我们就可以利用这些新增或修改了的样式快速对Excel工作簿的格式进行修改了。

2.9.9从其他工作簿中复制样式

除可对已有的样式进行修改及自定义所需的样式之外，Excel还允许我们将某个工作簿所包含的样式拷贝到其它工作簿中使用，以进一步扩大样式的使用范围，具体步骤为:

1.打开包含有需要复制样式的源工作簿及目标工作簿;

2.单击“格式→样式”命令，打开“样式”对话框;

3.单击“合并”按钮，打开“合并样式”对话框;

4.在“合并样式来源”框中选择包含有要复制样式的源工作簿并单击“确定”按钮，源工作簿中所包含的一切样式就会拷贝到目标工作簿中（对于同名的样式，系统将会要求用户选择是否覆盖），然后我们就可以在目标工作簿中直接使用了，从而免去了重复定义之苦。

 

第10节：工作表编辑技巧

2.10.1快速插入多个工作表

方法一：用户一次可以在工作簿中插入多个工作表，最多为工作簿中现有的工作表数量。如果你希望在工作簿中添加多个工作表，可以按下Shift键选择多个工作表，然后使用插入工作表命令。例如，你要一次插入3个工作表，可以按住Shift键选择3个工作表，单击鼠标右键选择“插入”，3个新的工作表将插入在活动工作表的左侧。尽管在打开工作簿时最多有255个可用工作表的限制，而一旦工作簿打开后就可以无限制地添加新的工作表。

方法二：按下组合键“Shift+F11”可以在工作簿中快速插入新工作表，插入了一个工作表后，你就可以按下操作重复键F4更快捷地插入另一个新的工作表。

2.10.2快速在单元格中输入相同的数据

选定需要输入数据的工作表，再选定需要输入数据的单元格或单元格区域，在第一个选定单元格中键入或编辑相应的数据，按Enter或Tab键，Excel将自动在所有选定工作表的相应单元格中输入相同的数据。

2.10.3快速在工作表间复制数据

若在某工作表中输入了数据，可以快速地将这些数据复制到其他工作表相应的单元格中。方法如下:先选定包含待复制数据的工作表和接收复制数据的工作表，再选定待复制数据的单元格区域，然后单击“编辑→填充→至同组工作表”命令即可。

2.10.4批量设置工作表属性

按住Shift键或Ctrl键，单击工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，选中多个工作表。然后单击“工具→选项”命令，在弹出的菜单中选择“视图”和“编辑”选项卡，将选中的工作表设成相同的视窗样式和单元格编辑属性。

2.10.5快速删除多个工作表

按住Shift键或Ctrl键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，然后在选中的工作表标签上按右键弹出快捷菜单，选择“删除”命令就可以同时删除多个工作表。

2.10.6复制整张工作表的内容

以下是为那些经常需要复制整张工作表（工作簿中的一页）的Excel用户准备的技巧。例如，你可以将每月清单中的一页数据从一个工作簿复制到另个工作簿。操作方法如下:

打开目标工作簿，切换到包含待复制工作表的源工作簿，鼠标右击该工作表的标签（屏幕左下方），并在出现的快捷菜单中选择移动或复制工作表，将选定工作表移至下拉菜单中接收该工作表的工作簿（要将选定工作表复制到新工作簿中，请单击下拉菜单中的新工作簿），选中建立副本复选框（如果没有选中复选框，该工作表将被移动，而非复制），单击确定。

2.10.7在不同工作表同一对应单元格内输入相同内容

首先按下Ctrl键，单击需要输入相同内容的不同工作表名称(如Sheetl、Sheet3、sheet4……)，选中工作表，然后在其中任意一个工作表中的某一单元格中输入内容，按下Enter键后，该内容即一次性输入到上述选定的所有工作表的同一单元格中了。输入完毕之后，再次按下键盘上的Ctrl键，然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的联系，否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内。

2.10.8在多个工作表中进行查找替换

按住Shift键或Ctrl键，单击工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，选中多个工作表。然后通过“编辑”菜单中的有关选项，就可以在多个工作表范围内进行查找、替换、定位操作。

2.10.9快速获取当前工作表所在工作簿的名称及完整路径

在当前工作表某个单元格内输入公式“=cell("filename")”，即可以获得文件完整路径、文件名和工作表名，例如“c:\mydoc\[示例.XLS]sheet3”。

2.10.10同时查看Excel工作表的两部分

当一个Excel工作表较大时，有时你可能需要同时看到该工作表的两部分，以便对照进行编辑工作。在Excel中，要同时查看工作表的两部分，可以使用两种方法。

一、拆分窗格法

窗格是文档窗口的一部分，以垂直或水平条为界限并由此与其他部分分隔开。通过把编辑窗口拆分为两个窗格，使你得以在滚动工作表时始终保持可见的数据。该方法步骤如下:

1.如果要把窗口拆分为上下两部分，请在垂直滚动条的顶端，指向拆分框。如果要把窗口拆分为左右两部分，请指向水平滚动条右端的拆分框;

2.当鼠标变为拆分指针(上下箭头或左右箭头)后，将拆分框向下或向左拖至所需的位置，然后释放鼠标左键。

要把一分为二的两个窗格合并为一个窗口，请在任一点双击窗格的分割框。

二、冻结窗格法

冻结窗格法与拆分窗格法异曲同工，可以使你在滚动工作表时保持行和列标志可见。该方法步骤如下:

1.若要冻结顶部水平窗格，请在工作表中选择待拆分处的下一行;若要冻结左侧垂直窗格，选择待拆分处的右边一列;若要同时生成顶部和左侧窗格，单击待拆分处右下方的单元格;

2.在“窗口”菜单上，单击“冻结窗格”命令。

要取消冻结窗格，请单击“窗口”菜单中的“撤消窗口冻结”命令。

在拆分或冻结窗格后，无论你怎样滚动工作表，其他窗格中的部分都不会因翻屏而滚出屏幕的可视区域，这大大方便了你对大工作表的编辑工作。

2.10.11随意调整行距

整张表格输入完毕后，大概你还会对Excel的行距不太满意，可以单击“格式→行→行高”命令，在弹出的对话框中输入数值来随心所欲地调节，直至满意为止。注意在进行上述操作前别忘了选定预设行。

2.10.12在同一工作簿内不同工作表的区城上使用相同的区城名

理论上，在工作簿中任一区域都必须使用唯一的区域名，例如，若将工作表Sheet1中的某区域命名为“data”，那么在同一工作簿的其他工作表的区域名中就不能使用“data”这个区域名。但是，我们可以在使用区域名前加上工作表名的方法，在不同工作表内使用同一个区域名。在这种情况下，Sheet1data指工作表Sheet1中的命名区域，Sheet2data就指工作表Sheet2中的命名区域。

2.10.13批量调整列宽或行高

对于相邻的多列，在其列标号处用鼠标选中整列，并将鼠标移至选中区域内，单击右键弹出快捷菜单，进行多列的插入与删除操作;将鼠标移至选中区域内任何一列的列标号处，当鼠标变成十字形时，按下左键并拖动，则将选中所有列的宽度调成相同的尺寸。此时双击右键，则将选中的所有列的宽度调成最合适的尺寸，以和每列中输入最多内容的单元格相匹配。行的操作与上述列的操作基本相同。

对于不相邻的多列，先按下Ctrl键并配合鼠标左键单击或按下左键并拖动，选中整列，并将鼠标移至选中的区域内任何一列的列标号处，当鼠标变成十字形时，按下左键并拖动，则将选中所有列的宽度调成相同尺寸，而此时双击右键，则将选中的所有列的宽度调成最合适的尺寸。行的操作与上述列的操作基本相同。

2.10.14隐藏或显示整个工作表

你可以隐藏Excel工作表以减少屏幕上表的数量并避免不必要的更改。当你隐藏部分工作表时，数据从视图中消失，但并没有被从工作簿中删除。

选定需要隐藏的工作表，单击“格式→工作表→隐藏”命令即可。

要显示隐藏的工作表，单击“格式→工作表→取消隐藏”命令，在“重新显示隐藏的工作表”列表框中，双击需要显示的被隐藏工作表的名称即可。

注意:如果工作表已经被保护，你将无法隐藏它。

2.10.15隐藏或显示行或列

选定需要隐藏的工作表的“行”或“列”，在“格式”菜单上，指向“行”或“列”，再单击“隐藏”命令即可。

如果要显示被隐藏的行，选定其上方和下方的行，若要显示被隐藏的列，选定其左侧和右侧的列。在“格式”菜单上，选择“行”或“列”，再单击“取消隐藏”命令即可。

若隐藏了工作表的首行或首列，单击“编辑→定位”命令，在“引用位置”编辑框中键入A1，然后单击“确定”按钮。接着指向“格式”菜单上的“行”或“列”，再单击“取消隐藏”命令。

2.10.16快速隐藏行或列

选中某一单元格后，按下“Ctrl+9”或“Ctrl+0”组合键，即可快速将该单元格所在的行(列)隐藏起来。

2.10.17调整工作表的显示方式

在“显示比例”下拉列表框中单击选定所需的显示比例，或键入从10到400之间的数字便可改变显示大小，如果要将选定区域充满整个窗口进行显示，可在“显示比例”下拉菜单中单击“选定区域”。

2.10.18为工作表添加文本框

Excel2002允许在工作表的任意地方设置文本框，在这些文本框中可以编辑及格式化文字，以生成美观的标题且不影响工作表行和列的位置。添加文本框的方法为:单击绘图工具栏中“文本框”按钮或“竖排文本框”按钮，移动鼠标至要添加文本框的位置并单击，在文本框里显示闪烁的地方插入光标，这时就可以输入文字，文本框的大小随文字的增加而增加，输好后单击文本框之外的单元格结束。

2.10.19为工作表设置背景

选中要添加背景图案的工作表，单击“格式→工作表→背景”命令，然后在打开的对话框中选择背景图案，单击“插入”按钮即可。若要删除背景图案，单击“格式→工作表→取消背景”命令即可。

2.10.20为工作表标签指定颜色

在Excel2002中，你可以为电子表格中的工作表标签指定不同的颜色，以便可以更轻松地辨别或分组相关表格，这个新特性可以帮助标明具有类似功能的一组标签。

要更改标签颜色，请执行下列操作:

选择一个标签，单击“格式→工作表→工作表标签颜色”命令，在“设置工作表标签颜色”对话框中，选择一种颜色，然后单击“确定”。你也可在工作表标签上单击右键，然后单击“工作表标签颜色”命令，单击所需颜色，最后确定。

2.10.21快速删除工作表中的条件格式

Excel的条件格式功能允许用户创建条件，决定单元格使用何种类型的样式。若要删除条件格式恢复到常规格式，可以使用“格式刷”按钮。单击不包含条件格式的单元，双击“格式刷”按钮，使“格式刷”一直处于活动状态，单击或拖过所有要恢复到常规格式的单元格，再单击“格式刷”按钮关闭“格式刷”。

2.10.22将单元格移到另外一个工作表中

按住Alt键，将所要移动的单元格拖到目标工作表的标签处，Excel会激活那个工作表使你能够在其中选择拖放点。

2.10.23快速切换工作表

按下“Ctrl+PageDown”可切换到工作簿的下一个工作表。

按下“Ctrl+PageUp”可切换到工作簿的上一个工作表。

你还可用鼠标去控制工作表底部的标签滚动按钮快速移动工作表的名字，然后单击工作表进行切换。